Privacy statement
Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Vanaf die datum geldt deze privacywetgeving in de hele Europese Unie. In de AVG is onder andere beschreven welke rechten u heeft als uw persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt door een bedrijf of organisatie. Syntrus Achmea hecht groot belang aan naleving van de AVG. In dit privacy statement leest u welke data er van u wordt verwerkt, wat uw rechten zijn en hoe u hiermee kunt omgaan.
De rol van Syntrus Achmea Real Estate & Finance
Syntrus Achmea Real Estate & Finance (hierna ook: Syntrus Achmea) treedt op als vermogensbeheerder voor diverse opdrachtgevers (o.a. stichting BPL Pensioen, Stichting Rabobank Pensioenfonds en Stichting Achmea Dutch Health Care Property Fund). Syntrus Achmea koopt, exploiteert en verkoopt vastgoed voor deze opdrachtgevers. Zij zijn de eigenaren van de panden en daarmee verwerkingsverantwoordelijke. Bij de exploitatie van vastgoed voor de opdrachtgever is Syntrus Achmea verwerker van uw gegevens. Daarnaast beheert Syntrus Achmea diverse vastgoedfondsen. In zulke gevallen is Syntrus Achmea de verwerkingsverantwoordelijke. In veel gevallen is er sprake van uitbesteding van de exploitatiewerkzaamheden. De exploitatie van uw woning is uitbesteed aan MGVM. Als huurder heeft u primair te maken met MGVM. MGVM is de beheerder van uw woning waarbij MGVM optreedt als verwerker.
Uw gegevens in vertrouwde handen
Wij verwerken uw persoonsgegevens om verschillende redenen. Bijvoorbeeld ten behoeve van de huurovereenkomst of omdat u daar aanvullende toestemming voor heeft gegeven. Ook verwerken wij uw gegevens als hiervoor een wettelijke grondslag is of als wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben. Wij vinden het belangrijk dat u weet wat wij met uw gegevens doen en wat uw rechten zijn. Zodat u erop kunt vertrouwen dat uw gegevens in goede handen zijn.
Welke gegevens worden verzameld?
Uw volledige naam, adres, geboortedatum en plaats, burgerlijke staat, e-mailadres en telefoonnummer worden verzameld. Ook verzamelen we mogelijk gegevens van uw medehuurders. Daarnaast hebben wij mogelijk documenten met persoonsgegevens nodig om te checken of u in aanmerking komt om te huren of om aan onze zorgplicht te voldoen, zoals loonstroken, bankafschriften, een werkgeversverklaring, een verhuurdersverklaring of een hypotheekhouders verklaring, een kopie van uw paspoort (zonder BSN), een IB60 formulier, een uittreksel uit het Basisregistratie Personen, en een inschrijving bij de KvK. Uw betalingsgegevens hebben wij nodig voor het automatisch kunnen afschrijven van de huur.
Het is mogelijk dat deze gegevens door onze property managers worden verzameld, omdat zij voor ons in veel gevallen de verhuur regelen. Het kan ook zijn dat u wordt gevraagd om deze gegevens zelf aan ons door te geven.
Waarvoor gebruiken we uw gegevens?
Wij gebruiken uw gegevens om bijvoorbeeld:
- een huurovereenkomst met u af te (laten) sluiten;
- te voldoen aan de zorgplicht: bent u een geschikte huurder voor het vastgoed?
- de huurovereenkomst uit te voeren;
- betalingen te doen en vorderingen te innen;
- u te contacten om onderhoud te (laten) plannen of uit te (laten) voeren;
- bezichtigingen en overnames te (laten) doen of regelen;
- geschillen, vragen, of onderzoeken, waaronder juridische procedures te behandelen;
- activiteiten van intern beheer uit te voeren;
- contacten te onderhouden met externe property managers die door Syntrus Achmea worden ingeschakeld om activiteiten in het kader van verhuur uit te voeren;
- wettelijke bepalingen uit te voeren of toe te passen;
- (gegevens uit) huur contracten te registreren;
- marketingdoeleinden;
- huurderstevredenheidsonderzoeken uit te voeren;
- de behoeften en voorkeuren van (potentiële) huurders in kaart te bren
Welke contactmomenten leggen wij vast?
Wij leggen vast wat wij met u afspreken en gebruiken onze contactmomenten om onze communicatie te verbeteren. Dit zijn contactmomenten die we vastleggen:
- brieven en e-mails die wij sturen en van u ontvangen;
- telefoongesprekken en chats;
- wat u op onze website doet en bekijkt;
- ons contact via het huurdersportaal.
Met wie delen wij uw gegevens?
Soms geven wij uw gegevens door en soms controleren wij uw gegevens bij andere bedrijven. Wij verkopen uw gegevens niet. Wij kunnen gegevens uitwisselen met:
- de opdrachtgevers, als eigenaar van het vastgoed;
- (commercieel) property managers om het vastgoed te exploiteren;
- loodgieters, reparateurs, aannemers, en onderhoudsbedrijven om werkzaamheden in uw huis uit te kunnen voeren;
- de bank, ten behoeve van betalingsdoeleinden;
- taxateurs, makelaars en juridische dienstverleners;
- incassobureaus en deurwaarders, ten behoeve van betalingsdoeleinden;
- advocaten en gerechtelijke instanties in het kader van een betalingsachterstand of geschil;
- opsporingsinstanties, belastinginstanties (binnen- en buitenland), (financieel) toezichthouders;
- outsourcingspartijen met betrekking tot kantoorautomatisering en het uitvoeren van onderzoek in het kader van wettelijke bepalingen;
- bedrijven ten behoeve van benchmarking;
- dienstverleners zoals accountants en auditors;
- onze leveranciers en zakelijke relaties;
- kandidaat-huurders, om bezichtigingsafspraken te maken;
- potentiële kopers, om vastgoedcomplexen te kunnen verkopen;
- Internal Audit, Risk en Compliance Achmea B.V.;
- de Autoriteit Persoonsgegevens.
Binnen de Europese Economische Ruimte (EER) gelden dezelfde privacyregels. Bij de EER horen alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Als het nodig is gegevens door te geven naar landen buiten de EER, doen wij dat zeer zorgvuldig en nemen wij passende waarborgen.
Hoe zorgen wij dat uw gegevens veilig zijn bij ons?
Het huurdersportaal dat u gebruikt en de IT-systemen waarin uw gegevens worden opgeslagen zijn goed beveiligd. Wij nemen steeds technische en organisatorische maatregelen om misbruik van uw gegevens te voorkomen. Daarnaast maken wij duidelijke afspraken met bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzing gegevens verwerken en gebruiken.
Wij zijn extra voorzichtig met gevoelige gegevens
Onder gevoelige gegevens verstaan wij onder andere: Burgerservicenummer (BSN), Financiële- en bankgegevens Identiteitsnummers.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens zolang wij die nodig hebben of zolang verplicht is voor de wet. Daarna verwijderen wij uw gegevens of maken deze anoniem. Als wij uw gegevens anoniem maken, dan verwijderen wij alle gegevens die naar u verwijzen. De gegevens kunnen niet meer aan u gekoppeld worden. De anonieme gegevens helpen ons een beter beeld te krijgen van onze risico’s, producten en diensten.
Uw rechten
Uw rechten zijn ook in de wet geregeld. U heeft een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt:
- uw gegevens opvragen;
- uw gegevens laten veranderen als uw gegevens niet kloppen;
- uw gegevens laten verwijderen
- Het komt vaak voor dat wij uw gegevens niet kunnen verwijderen. Bijvoorbeeld omdat wij uw gegevens nog nodig hebben, of om ons aan een wet te houden. bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw gegevens
- uw toestemming intrekken;
- Gaf u ons aanvullende toestemming om uw gegevens te gebruiken? Dan mag u uw toestemming later weer intrekken. Wij gebruiken uw gegevens vanaf dat moment niet meer.
- uw gegevens overdragen;
- U kunt vragen om uw gegevens over te dragen aan een andere partij of aan uzelf.
- het gebruik van uw gegevens tijdelijk stoppen.
- Bijvoorbeeld als u vindt dat wij het recht niet hebben om uw gegevens te gebruiken.
- een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Gebruik maken van uw rechten
Om gebruik te maken van uw hierboven genoemde rechten, kunt u contact opnemen met MVGM Holding B.V. opnemen via:
MVGM Holding B.V.
Afdeling Compliance
W.J.M. (Martijn) Kerckhoff
Compliance Officer en Functionaris Gegevensbescherming
E:
T: 088-4324027
Bezoekadres: De Bruyn Kopsstraat 9K | 2288 EC RIJSWIJK
Correspondentieadres: Postbus 1800 | 2280 DV RIJSWIJK
KvK-nummer: 69252610
Hebt u een vraag, tip of klacht?
Stuur een e-mail naar onze Privacy Officer via [email protected]. U kunt ook een brief sturen naar: Syntrus Achmea Real Estate & Finance Privacy Officer Postbus 59347 1040 KH AMSTERDAM Komen wij er samen niet uit? Dan leggen wij uw klacht nog voor aan de Functionaris voor gegevensbescherming van Achmea. U mag uw klacht ook altijd voorleggen aan de
Wij mogen dit privacy statement veranderen.
Dag mag bijvoorbeeld als er iets verandert in de wet of regelgeving.
Datum: 1 maart 2022